Een hele verbetering, vindt Carlien Vreeman, coördinerend wijkverpleegkundige bij Verian en lid van de werkgroep. ‘Alle 42 gebieden zijn zichtbaar op één scherm. Tijdens het adviesgesprek met de cliënt kunnen we op elk gebied doelen formuleren en direct risico’s signaleren. Doordat alle aandachtsgebieden openstaan, kunnen we bovendien veel makkelijker scores toekennen. We kunnen signalen en symptomen aanklikken en meenemen naar het zorgplan.’
Deel deze pagina via:
Verian vernieuwt Omaha System in het ECD: minder administratieve lasten
Gepubliceerd op:
Bij zorgorganisatie Verian hebben wijkverpleegkundigen meegeholpen om het Elektronisch Cliëntendossier (ECD) beter te laten aansluiten bij het zorgproces. In nauwe samenwerking met de softwareleverancier werd Omaha System zo goed mogelijk ingebouwd in een nieuwe app en webversie van het ECD. Het resultaat mag er zijn: de administratieve lasten zijn sterk verminderd.
Om het ECD te kunnen inzien, maakten de zorgmedewerkers van Verian al gebruik van een app. Maar echt ‘Omaha-vriendelijk’ was deze nog niet, vertelt Sonja Lenstra, product owner bij softwareontwikkelaar Reware, een zusterbedrijf van Verian. ‘Omaha System was in de bestaande app beschikbaar, maar het was een onoverzichtelijk geheel van onderdelen die wijkverpleegkundigen moesten invullen. Bovendien moesten zij veel dubbel werk doen. Dat zorgde natuurlijk voor de nodige frustratie.’
De oude app
In de oude app was Omaha System ‘uit elkaar getrokken’, vertelt wijkverpleegkundige Maaike Wijngaards. ‘Er was een deel met informatie over de cliënt en een deel met het zorgplan en de zorgdoelen. Maar de twee onderdelen sloten niet goed op elkaar aan. Informatie die bij een aandachtsgebied was ingevuld, werd niet automatisch meegenomen naar het zorgplan. Hierdoor gingen wijkverpleegkundigen zelf allerlei constructies bedenken. We deden de anamnese bijvoorbeeld niet via Omaha System, maar werkten met eigen lijstjes die we vervolgens in het zorgplan verwerkten.’
Tips voor zorgorganisaties, zorgmedewerkers en ECD-leveranciers
Zorgmedewerkers ervaren hun Elektronisch Cliëntendossier (ECD) niet altijd als ondersteunend in hun werk. Stichting Omaha System Support heeft daarom in 2023 het gebruik van het ECD in de wijkverpleging onderzocht. Wat gaat goed, wat kan beter? Wat is er nodig om dit te verbeteren en wie kan daarin een rol vervullen? Het onderzoek leverde vele tips op voor zorgorganisaties, zorgmedewerkers en ECD-leveranciers. Een van de tips: laat zorgmedewerkers meepraten en meebeslissen om het ECD beter te laten aansluiten bij het zorgproces en (extra) administratieve lasten te voorkomen.
Input van wijkverpleegkundigen
Verian besloot daarom om een compleet nieuwe app en webversie te ontwikkelen. Dat bood immers de kans om Omaha System gebruikersvriendelijk in te bouwen in het ECD. Het doel was om de inrichting van de nieuwe app en webversie nauw te laten aansluiten op het verpleegkundig proces. ‘Input van wijkverpleegkundigen was hiervoor cruciaal’, zegt Sonja. ‘Samen met een kleine werkgroep van vijf wijkverpleegkundigen hebben we eerst verschillende zaken helder proberen te krijgen. Waar moesten de nieuwe app en webversie aan voldoen? Hoe konden we bijvoorbeeld de anamnese beter vertalen naar het zorgplan? We wilden dat een ingevuld Omaha-assessment daarvoor direct de basis zou vormen.’
Na een lang ontwikkeltraject en intensieve samenwerking tussen zorgorganisatie, zorgmedewerkers en ECD-leverancier werd een nieuwe app en webversie van het ECD opgeleverd. Beide hebben vier tabbladen. Op het voorblad staan onder meer de medische voorgeschiedenis van de cliënt, de gebruikte hulpmiddelen en de ingezette zorgtechnologie. Op het voorblad kunnen wijkverpleegkundigen ook informatie uit de Schijf van Vijf vastleggen. Op het tweede tabblad staan de 42 aandachtsgebieden van Omaha System. Op het derde tabblad kunnen wijkverpleegkundigen de relevante aandachtsgebieden classificeren en op het laatste tabblad werken zij de zorgdoelen en interventies uit. In de wijk maken de zorgmedewerkers gebruik van de app op hun tablet. Op kantoor kunnen zij in een webversie werken.
Voordelen nieuwe app en webversie
Inmiddels werken de medewerkers van Verian al een tijdje met de nieuwe app en webversie. Welke voordelen leveren ze op? Een overzicht:
Carlien: ‘Je begint het adviesgesprek met vragen als: wat kan de cliënt zelf? Wat kan de familie doen? Welke zorg zetten we in? Wat kunnen andere instanties betekenen? De Schijf van Vijf helpt je om het adviesgesprek op gang te brengen. De informatie die daaruit komt, kun je vervolgens verwerken in de 42 Omaha-gebieden.’
‘De nieuwe app is veel gebruiksvriendelijker’, vindt Maaike. Zij was betrokken bij de uitrol van de nieuwe app binnen Verian. ‘Een intake invullen of een zorgplan maken kost aanzienlijk minder tijd. Vroeger was je soms een uur aan het puzzelen om alle gegevens op de juiste plek te krijgen. Nu heb je één groot tabblad met alle 42 aandachtsgebieden, waar je alle informatie kwijt kunt.’
Carlien is het daarmee eens. ‘Het verwerken van informatie is nu ontzettend eenvoudig. Als ik bijvoorbeeld een zorgaanvraag uit het ziekenhuis krijg, kan ik op één scherm al heel veel informatie kwijt in het Omaha-proces. En waar ik vroeger soms een half uur bezig was om een nieuw doel toe te voegen, kost dat nu soms nog maar een minuut.’
Carlien: ‘Vroeger moest je allerlei handelingen uitvoeren om de anamnese en de voorgeschiedenis te bekijken. Nu is deze informatie direct beschikbaar in het zorgplan. Je kunt deze onderdelen openvouwen wanneer je ze nodig hebt. Ook invallers en oproepkrachten zien zo direct wat er speelt en hoe zij een cliënt moeten benaderen.’
Medewerkers zien welke zorg geleverd moet worden en in welke volgorde. Carlien: ‘Je kunt onderscheid maken tussen ochtend-, middag- en avondzorg. Als je in de middag komt, kun je de ochtend- en avondzorg uitzetten en direct zien wat jij moet doen. Bovendien staan de interventies overzichtelijk onder elkaar. Je hoeft je niet meer door een enorm zorgplan heen te worstelen uit angst iets te missen.’
‘Naast een soepel proces voor de wijkverpleegkundige vonden we het zorgplan als eindproduct minstens zo belangrijk’, zegt Sarah Schuurman, kwartiermaker zorginnovatie bij Verian. ‘De cliënt krijgt het zorgplan uiteindelijk te lezen. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het voldoende tekst en uitleg geeft. Op het voorblad leggen we bijvoorbeeld uit wat een zorgplan is, wat het doel ervan is en hoe wij graag werken. Een adviesgesprek duurt al snel anderhalf uur en cliënten worden soms overspoeld met informatie. Dan is het prettig dat er in het zorgplan ook achtergrondinformatie staat.’
Sonja: ‘Hier hebben we een enorme stap in gezet. Als collega’s vroeger invielen bij een ander team, liepen ze soms vast omdat de wijkverpleegkundigen hun zorgplannen allemaal op hun eigen manier vastlegden. Dat is sterk verbeterd. Alle wijkverpleegkundigen zijn door collega’s begeleid bij het omzetten van bestaande zorgplannen. Bovendien hebben ze uitleg gekregen hoe je het nieuwe proces van A tot Z doorloopt. Hierdoor is er enorm veel Omaha-kennis verspreid binnen de organisatie.’
‘Een bijkomend voordeel’, vindt Sarah. ‘We zijn een grote organisatie met veel wijkteams. Soms kampt het ene team met een personeelstekort, terwijl het andere juist ruimte heeft. In het verleden was uitwisselen lastig doordat ieder team anders werkte. Nu de werkwijze veel uniformer is geworden, merken we dat medewerkers eerder bereid zijn om een route bij een ander team te draaien.’