Deel deze pagina via:
ECD dat aansluit bij Omaha System: zo pakt Verian het aan
Gepubliceerd op:
Zorgmedewerkers van Verian werken met een Elektronisch Cliëntendossier (ECD) dat hun dagelijkse praktijk volledig ondersteunt. Samen met wijkverpleegkundigen is hiervoor een nieuwe app ontwikkeld. Het mooie: de inrichting ervan sluit nauw aan bij de methodiek van Omaha System. Hoe is het project aangepakt? Welke tips heeft Verian voor andere zorgorganisaties?
De bestaande app die de zorgmedewerkers van Verian gebruikten om het ECD in te zien, voldeed niet. Alleen met veel gepuzzel en dubbel werk kon de methodiek van Omaha System worden gevolgd. Verian besloot daarom een compleet nieuwe app, inclusief webversie, te ontwikkelen.
1. Duidelijke projectorganisatie
De ontwikkeling van de nieuwe app was vooral het werk van een kleine werkgroep, waaronder 5 wijkverpleegkundigen. Een bewuste keuze, zegt Sonja Lenstra, product owner bij softwareontwikkelaar Reware, een zusterbedrijf van Verian. ‘Voor het daadwerkelijke ontwerpwerk heb je een klein groepje mensen nodig dat snel kan schakelen. Bovendien: wijkverpleegkundigen en softwarebouwers spreken verschillende talen. Dan is het goed om de lijnen kort te houden.’
Naast de werkgroep was er een stuurgroep van opdrachtgevers (directie en management) en een brede klankbordgroep. Sonja: ‘De brede klankbordgroep dacht mee, las mee en stuurde ons soms bij. Eens in de zes tot acht weken werden zij via Teams bijgepraat. Deelname aan de klankbordgroep was heel laagdrempelig. Iedereen kon aansluiten. Iemand die een vraag had gesteld over de nieuwe app, werd meteen uitgenodigd. Zo hebben we ervoor gezorgd dat de hele organisatie vertegenwoordigd was en hoorden we direct hoe iets landde.’
2. Meer kennis van Omaha System
Met de werkgroep werd eerst gebrainstormd over hoe de bestaande app kon worden verbeterd. Hoe kon deze nauwer aansluiten bij het zorgproces? ‘We hadden niet de behoefte om zelf het wiel uit te vinden, maar wilden gebruikmaken van goede ideeën uit de organisatie’, zegt Sarah Schuurman, kwartiermaker zorginnovatie bij Verian. ‘We hebben daarom alle teams opgeroepen om te laten zien hoe een goed zorgplan er volgens hen uitziet. Maar de opbrengst viel tegen.’
‘Je merkt toch dat het lastig is om buiten bestaande kaders te denken’, zegt Carlien Vreeman, coördinerend wijkverpleegkundige bij Verian en lid van de werkgroep. ‘We kregen vooral voorbeelden aangeleverd die een verfijning waren van wat we al hadden, in plaats van compleet nieuwe voorstellen.’
Om tot echt nieuwe ideeën te komen, besloot de werkgroep eerst de kennis van Omaha System op te frissen. Carlien: ‘We zijn opnieuw gaan kijken naar wat er allemaal mogelijk is. Hoe werkt Omaha System ook alweer? Wat vinden we belangrijk aan de methodiek? Hoe willen we ermee werken? Doordat we als werkgroep meer kennis kregen van Omaha System, zagen we ook duidelijker wat er mis was met de bestaande app.’
3. Samen brainstormen, samen ontwerpen
Verian besloot daarom een compleet nieuwe app te ontwikkelen. Die werd het resultaat van een intensieve samenwerking tussen zorgorganisatie, zorgmedewerkers en ECD-leverancier. Sonja: ‘Als ik een ding mooi vind aan dit project, dan is het dat we samen echt iets eigens hebben gemaakt. De wijkverpleegkundigen hadden natuurlijk geen ervaring met het ontwerpen van een app, maar we hadden wel heel duidelijk het idee dat zij de pen in handen moesten hebben. Uiteindelijk moeten zij ermee werken.’
Sarah: ‘Tijdens het brainstormen en ontwerpen hebben we eerst vooral naar de inhoud gekeken en nog niet naar de vormgeving. Waar moest de app inhoudelijk allemaal aan voldoen? Het mooie was dat de wijkverpleegkundigen vaak heel goede ideeën hadden. Echt vanuit de praktijk. Iemand als Carlien werkt aan het bed en voert adviesgesprekken met cliënten. Zij kon die vertaalslag naar de praktijk heel goed maken.’
‘De sessies met de softwareontwikkelaar waren intensief, maar ook heel leuk’, reageert Carlien. ‘We hadden als wijkverpleegkundigen best veel opmerkingen en aanvullingen. Zo hebben we uitgebreid gesproken over interventies. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen dat je de volgorde hiervan kunt veranderen – iets wat in de bestaande app niet kon. Het voordeel is dat de collega’s in de wijk nu direct zien wat zij moeten doen en in welke volgorde. Dat soort praktische keuzes zijn voortdurend besproken.’
4. Focus op functionaliteit
Tijdens het ontwerpen ontstonden steeds nieuwe ideeën, maar niet alles was mogelijk. Carlien: ‘Dan zei Sonja: “Dat idee gaat naar de parkeerplaats.” Dat was soms jammer om te horen, maar uiteindelijk moet je keuzes maken. Als ik nu naar het resultaat kijk, begrijp ik die keuzes volledig.’
Sonja: ‘De discussies waren soms best pittig. Vooral als iets naar de parkeerplaats ging. Maar met totale vrijheid loop je ook het risico dat je het project te groot maakt en de app nooit afkomt. Daarom hebben we uiteindelijk de focus gelegd op functionaliteit: een sterk basisontwerp waarin alles het deed. Natuurlijk zijn er nog duizend wensen en goede ideeën die echt waardevol zijn en die nu op de parkeerplaats staan. Dat is uiteindelijk wel een IKEA-parkeerplaats geworden, zo groot.’
Tips voor andere zorgorganisaties
Wat kunnen andere zorgorganisaties leren van hoe het project is aangepakt? Welke tips heeft Verian?
Tip 1: Betrek de zorgmedewerkers erbij
Sonja: ‘We waren nooit op dit resultaat uitgekomen als de wijkverpleegkundigen niet hadden aangegeven wat zij nodig hadden. Zij zeiden bijvoorbeeld dat ze de Schijf van Vijf wilden gebruiken. Dat zij tijdens het adviesgesprek bij de cliënt op een tablet wilden werken, maar voor de uitwerking liever van een webversie gebruikten. Dat soort inzichten hadden wij nooit gehad zonder onze gezamenlijke ontwerpsessies.’
Tip 2: Neem de tijd
Sonja: ‘Brainstormen en samen ontwerpen kost veel tijd. Ik kwam laatst een tegeltekst tegen die perfect paste. Niet: “Een goede voorbereiding is het halve werk”, maar: “Een goede voorbereiding is heel veel werk”. Dat was precies wat wij hebben ervaren. Het meeste werk zit in uitdenken, tekenen, aanpassen en opnieuw tekenen. Maar uiteindelijk betaalt die investering zich uit. Er staat een goed doordacht product waar onze collega’s blij mee zijn.’
In een eerder praktijkverhaal lees je hoe Verian samen met wijkverpleegkundigen en de softwareleverancier Omaha System goed inbouwde in een nieuwe ECD-app en webversie. Lees in het artikel 'Verian vernieuwt Omaha System in het ECD: minder administratieve lasten' welke 8 voordelen de nieuwe app en webversie bieden.